Overige algoritmesIn gebruik· LARS 59887560

Excel Standardiser

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport → Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

/ Doel

Het doel van de Excel Standardiser is het statisch maken van dynamische Exceldocumenten. Op deze manier kan een Excelbestand vervolgens op een veilige en efficiente manier geanonimiseerd worden door een jurist, zonder dat de functionaliteit van het oorspronkelijke bestand verloren gaat. Door de Excel Standardiser is het mogelijk om Excelbestanden in oorspronkelijk formaat te publiceren bij Woo-verzoeken, waardoor verzoeker direct gebruik kan maken van de gegevens in het bestand voor verdere verwerking. Dit vervangt het publiceren van Excelbestanden in PDF-formaat, dat resulteerde in onleesbare en onbruikbare grote PDF's. De tool is een verbetering van de verwerkingsefficiëntie van Woo-verzoeken waarbij Excelbestanden betrokken zijn. Verzoekers ontvangen hierdoor beter leesbare en betrouwbaardere documenten in oorspronkelijk bestandsformaat. Daarnaast kunnen juristen efficiënter en prettiger werken, met betere doorlooptijden en werkplezier als resultaat.

/ Methoden & modellen

De Excel Standardiser is een Python-tool die is ontwikkeld om dynamische inhoud in Excelbestanden om te zetten naar statische inhoud. Juristen moeten duizenden Excel-documenten behandelen die voor het gebruik van deze tool naar PDF werden geconverteerd, wat resulteerde in slecht leesbare documenten. Er was een grote wens om native bestanden bij verzoeken aan te kunnen bieden, maar het aanbrengen van redacties in Excel is lastig vanwege veel afhankelijkheden zoals opeenvolgende berekeningen die verstoord kunnen worden als een cel wordt aangepast. Bij sommige elementen, zoals draaitabellen, kunnen cellen helemaal niet worden aangepast. De Excel Standardiser lost dit probleem op door alle dynamische inhoud statisch te maken, waardoor het veilig wordt om in de originele Excelbestanden te anonimiseren zonder de functionaliteit te verstoren. De tool kan zowel individuele bestanden als batches verwerken.

/ Wettelijke grondslag

Wet open overheid

/ Menselijk toezicht

Juristen controleren de output voordat het bestand verder verwerkt wordt voor handmatige anonimisering. Het algoritme voert slechts de transformatie uit van dynamisch naar statisch, de inhoudelijke beoordeling blijft volledig bij de medewerkers.

/ Risico's

Mogelijk verlies van functionaliteit in complexe Excelbestanden, potentiële incompatibiliteit met bepaalde Excelfuncties, risico op onvolledige transformatie waardoor alsnog dynamische elementen aanwezig blijven. De jurist gaat na het gebruik van de tool met de Excel aan de slag, waardoor inconsequenties worden opgemerkt en eventueel handmatig kunnen worden aangepast.

Proportionaliteit

De inzet van de Excel Standardiser vermindert aanzienlijk de tijd die nodig is voor het verwerken van Excel-documenten, waardoor de efficiëntie toeneemt en de kwaliteit van geleverde documenten verbetert. Het risico op het per ongeluk vrijgeven van gevoelige informatie wordt verkleind. Bovendien verwachten verzoekers vaak dat hun verzoek in native format gepubliceerd wordt, wat mogelijk wordt gemaakt door het gebruik van de Excel Standardiser.

/ Brondata

Allerlei soorten Excelbestanden die in het kader van de Wet open overheid openbaar gemaakt moeten worden.

/ Metagegevens

Start: april 2025
Leverancier: Intern ontwikkeld
Contact: data-science@minvws.nl
Register-standaard: v1.0

/ Bron